Urgensi Dokumentasi atau Database Data, Foto, dan Audio untuk Sebuah Institusi


Saya ingin mengangkat hal ini karena didasarkan pengalaman saya bahwa adanya dokumentasi data, foto dan audio di sebuah institusi sangatlah penting. Berikut beberapa manfaat yang bisa diambil dengan adanya dokumentasi atau database tersebut:

Pertama, database atau dokumentasi tersebut akan menjadi sejarah yang mencatat momen atau fakta-fakta penting yang mengiringi naik turun atau kesuksesan dan keterpurukan sebuah institusi. Coba bayangkan, bahwa ketika pendiri sebuah perusahaan telah meninggal 50 tahun lalu, dan beliau juga punya kontribusi yang baik di kancah nasional atau bahkan internasional, maka pastinya foto atau data-data mengenai sang pendiri akan sangat berharga yang tak berkira.

Kedua, ketika sebuah lembaga ingin membuat portofolio, company profile atau profil lembaga, bahan-bahan untuk promosi, publikasi dan program mendatang, maka data atau dokumentasi masa lalu sangatlah penting adanya. Data-data seperti: data kunjungan, dokumentasi program customer relationship management atau CSR, sumber daya, konsumen atau pelanggan, relasi suplier, dan lain sebagainya.

Ketiga, mendukung komunikasi dan menjaga relationship dengan media massa, baik cetak maupun elektronik. Sebagai contoh, sebuah perguruan tinggi, ketika seorang wartawan karena melakukan wawancara jarak jauh atau secara online dengan salah satu ahli atau pakar yang juga dosen di perguruan tinggi tersebut, maka apabila dia membutuhkan foto dosen yang telah diwawancarai, maka si wartawan tinggal kontak humas perguruan tinggi tersebut untuk meminta fotonya. Maka dengan hal ini hubungan antara media massa dengan perguruan tinggi akan terjalin dengan baik.

Keempat, manfaatnya bersifat administratif. Maksudnya, data-data perusahaan tersebut dapat menjadi landasan pengambilan keputusan manajemen untuk melangkah ke depan atau menyelesaikan masalah yang sedang di hadapi. Sebagai ilustrasi, sebuah data masa lalu atau beberapa tahun silam tentang jumlah mahasiswa dan asal SLTA-nya, akan sangat bermanfaat untuk pengambilan keputusan strategi promosi atau publikasi sebuah perguruan tinggi. Atau sebuah data rinci penjualan sebuah produk, ia akan berguna sebagai landasan rencana strategis dan evaluasi kinerja penjualannya.

Saya sangat acungkan jempol dan perlu ditiru, bagaimana kehebatan Harian Kompas dalam membuat arsip atau database berita maupun data apapun yang terjadi di Indonesia. Koran atau majalah-majalah yang baik di Indonesia dapat dipelajari untuk implementasikan di institusi kita masing-masing, baik perusahaan atau organisasi non profit, perguruan tinggi maupun jenis institusi atau lembaga lainnya. Dan, pastinya, sudah selayaknya institusi tersebut menyiapkan sarana, prasarana, dan sumber daya yang memadai untuk mencapai hal tersebut.

Ada pendapat tambahan? (Misbah)

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: